CHECKLISTA KADRY & KSIĘGOWOŚĆ – LUTY 2026
Luty to moment, w którym kończymy obowiązki informacyjne wobec pracowników, ZUS i urzędów (przynajmniej częściowo), ale też zaczynamy odczuwać skutki tego, co wydarzyło się w styczniu.
To właśnie teraz najczęściej:
pojawiają się błędy w PIT-11, pracownicy zgłaszają niezgodności, wychodzą braki w dokumentacji.
Dlatego poniżej masz rozszerzoną checklistę 
1. PIT-11 – przekazanie pracownikom i zleceniobiorcom
Termin: do 28.02.2026
To obowiązek informacyjny płatnika wobec podatnika. Dokument zawiera m.in.: przychody, koszty uzyskania, zaliczki na PIT oraz składki ZUS.
Na co uważać:
• błędny PESEL/NIP = odrzucenie rozliczenia przez e-Urząd Skarbowy,
• brak potwierdzenia doręczenia (np. mail bez potwierdzenia odbioru),
• nieaktualny adres pracownika.
Forma przekazania:
• papierowa lub elektroniczna (za zgodą pracownika),
• musi być możliwe udokumentowanie doręczenia.
2. PIT-16A – karta podatkowa – dotyczy przedsiębiorców rozliczających się kartą podatkową. Termin: do 28.02.2026
W deklaracji wykazuje się zapłacone składki zdrowotne oraz kwoty odliczone od podatku.
Częsty błąd: niezgodność między zapłaconymi składkami, a wykazanymi kwotami.
3. PIT-8C – przychody z innych źródeł – dotyczy m.in. nagród, świadczeń nieodpłatnych oraz niektórych umów cywilnoprawnych Termin: do 28.02.2026 (dla podatnika)
Uwaga: nie każdy płatnik musi go wystawiać — tylko gdy wystąpiły konkretne zdarzenia.
4. IFT-1 / IFT-1R – nierezydenci – dotyczy wypłat dla osób, które nie mają miejsca zamieszkania w Polsce, a również podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Termin: do końca lutego 2026r.
Obowiązki: przekazanie podatnikowi oraz przekazanie do urzędu skarbowego.
Częsty błąd: brak certyfikatu rezydencji → błędne opodatkowanie.
5. Zaświadczenia o przychodach emerytów i rencistów Termin: do końca lutego 2026r. Pracujący emeryci i renciści oraz ich pracodawcy mają czas do 2 marca 2026 r. na złożenie do ZUS zaświadczenia o przychodach uzyskanych w 2025 roku, które stanowiły podstawę wymiaru składek. Dokument ten (informacja o przychodach) pozwala na roczne rozliczenie świadczeń i sprawdzenie, czy nie przekroczono limitów zarobków, co mogłoby skutkować ich zmniejszeniem lub zawieszeniem. Kto składa? Pracodawcy/zleceniodawcy (płatnicy składek) lub sami emeryci/renciści, jeśli opłacają składki samodzielnie
Skutki braku: Brak terminowego zaświadczenia może skutkować koniecznością zwrotu nienależnie pobranych świadczeń z ostatnich 3 lat. Kto nie musi składać? Emeryci, którzy osiągnęli powszechny wiek emerytalny (60 lat kobieta, 65 lat mężczyzna), chyba że mają podwyższoną rentę inwalidzką. Dokument powinien zawierać dane o zarobkach miesięcznych oraz łączne za cały rok 2025.
6. IMIR – informacja dla ubezpieczonego – Zawiera dane o składkach ZUS, podstawach wymiaru, okresach ubezpieczenia. Pracownik ma prawo ją otrzymać również na wniosek. Termin: do końca lutego 2026r. za rok poprzedni
7. BDO – opłata roczna – dotyczy firm wpisanych do rejestru BDO (gospodarka odpadami). Termin: do 28.02.2026r.
Uwaga: Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują nowe stawki opłaty rejestrowej i opłaty rocznej.
Wysokość stawki opłaty rejestrowej i opłaty rocznej dla:
1) mikroprzedsiębiorców – wynosi 200,00 zł;
2) przedsiębiorców innych niż mikroprzedsiębiorcy – wynosi 800,00 zł.
NAJWIĘKSZE BŁĘDY W PRAKTYCE
– brak potwierdzenia doręczenia PIT-11
– błędne dane identyfikacyjne pracowników
– pominięcie obowiązków „warunkowych” (IFT, PIT-8C)
– brak weryfikacji rezydencji podatkowej
– niedopilnowanie BDO
PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI
przygotuj checklistę i procedurę wysyłki dokumentów trzymaj UPO i potwierdzenia w jednym miejscu sprawdzaj dane PRZED wysyłką, nie po uprzedź pracowników, kiedy dostaną PIT
Ponieważ ustawowy termin (28 lutego 2026) przypada w sobotę, to ostatecznym terminem w większości przypadków będzie 2 marca 2026 r. (poniedziałek).
#kadryipłace #księgowość #podatki #ZUS #rozliczeniaroczne #obowiązkipłatnika #PIT #PIT11 #PIT8C #IFT #ZaświadczeniaDlaEmerytów #BDO