Posted on Author Katarzyna Świętochowska

Nowe formularze ZUS od 30 kwietnia 2026 r.

Od 30 kwietnia 2026 r. wchodzą w życie istotne zmiany w dokumentacji ZUS, a nowe formularze ZUS DRA i ZUS RCA obowiązywać będą od 1 maja 2026 r.

Jest to jedna z największych aktualizacji w ostatnich latach – obejmuje aż 23 formularze, w tym kluczowe dokumenty wykorzystywane w bieżących rozliczeniach przedsiębiorców oraz pracodawców.

Zmiany te mają bezpośredni wpływ na sposób raportowania składek oraz obowiązki płatników wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zakres zmian – co dokładnie się zmienia?

W ramach nowelizacji zmieniono 23 formularze ZUS, a dotychczasowe wzory (obowiązujące od 2020 r.) zostają uchylone.

Nowe wzory obejmują:

  1. ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń / zmiana danych osoby ubezpieczonej,
  2. ZUS ZCNA – zgłoszenie danych członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego,
  3. ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zmiana danych,
  4. ZUS ZIUA – zmiana danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej,
  5. ZUS ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń,
  6. ZUS ZPA – zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek (osoba prawna),
  7. ZUS ZFA – zgłoszenie / zmiana danych płatnika składek (osoba fizyczna),
  8. ZUS ZIPA – zmiana danych identyfikacyjnych płatnika składek,
  9. ZUS ZWPA – wyrejestrowanie płatnika składek,
  10. ZUS ZBA – informacja o rachunkach bankowych płatnika,
  11. ZUS ZAA – adresy prowadzenia działalności,
  12. ZUS RCA – imienny raport miesięczny o składkach i świadczeniach,
  13. ZUS RCA cz. II – raport dla przedsiębiorców korzystających z obniżonych składek,
  14. ZUS RSA – raport o świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
  15. ZUS RPA – raport o przychodach ubezpieczonego,
  16. ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa,
  17. ZUS DRA cz. II – deklaracja dla przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie,
  18. Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej,
  19. Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej,
  20. ZUS ZSWA – zgłoszenie pracy w szczególnych warunkach,
  21. ZUS RIA – raport informacyjny,
  22. ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
  23. RUD – zgłoszenie umowy o dzieło.

Najważniejsze wnioski:

  • zmiany mają charakter kompleksowy i obejmują zarówno dokumenty zgłoszeniowe, jak i rozliczeniowe,
  • aktualizacja dotyczy praktycznie każdego płatnika składek,
  • nowe formularze są dostosowane do aktualnych przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Podstawa prawna:

Zmiany wynikają z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 kwietnia 2026 r.

Rozporządzenie:

  • wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, czyli od 30 kwietnia 2026 r.,
  • w zakresie formularzy ZUS DRA i ZUS RCA obowiązuje od 1 maja 2026 r.

Regulacja ta określa nowe wzory dokumentów dotyczących:

  • zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
  • raportów miesięcznych,
  • deklaracji rozliczeniowych,
  • dokumentów informacyjnych i korygujących.

Link do rozporządzenia poniżej:

https://dziennikustaw.gov.pl/D2026000051801.pdf

 

Kluczowe formularze: ZUS DRA i ZUS RCA

Największe znaczenie w praktyce mają zmiany w dokumentach:

  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa,
  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny.

Nowe wersje tych formularzy uwzględniają:

  • aktualne zasady naliczania składki zdrowotnej,
  • zmiany w przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych,
  • nowe pola oraz doprecyzowanie zakresu raportowanych danych.

Dla wielu przedsiębiorców i biur rachunkowych będą to najczęściej wykorzystywane dokumenty, dlatego ich prawidłowe wypełnienie ma kluczowe znaczenie.

Od kiedy stosować nowe formularze?

Nowe wzory obowiązują:

  • od 30 kwietnia / 1 maja 2026 r.,
  • dla dokumentów składanych za kwiecień 2026 r. (czyli w maju).

Istotne:

  • nie przewidziano okresu przejściowego,
  • wszystkie bieżące rozliczenia muszą być sporządzane na nowych formularzach,
  • stosowanie starych wzorów może skutkować odrzuceniem dokumentów.

Gdzie znaleźć aktualne formularze?

Aktualne wzory dokumentów publikowane są na stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych:

Zaleca się bieżące monitorowanie strony ZUS oraz aktualizacji systemów kadrowo-płacowych.

Zmiany w składce zdrowotnej – kontekst od 2025 r.

Przy stosowaniu nowych formularzy należy uwzględnić również wcześniejsze zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2025 r.

Najważniejsze z nich:

  • zmieniono zasady ustalania składki zdrowotnej,
  • sprzedaż środków trwałych co do zasady nie wchodzi do podstawy składki zdrowotnej.

Zmiany te mają bezpośredni wpływ na:

  • sposób wyliczenia składki,
  • poprawność danych wykazywanych w deklaracji ZUS DRA,
  • rozliczenia przedsiębiorców opodatkowanych według skali lub podatku liniowego.

Co oznaczają zmiany w praktyce?

Wprowadzenie nowych formularzy oznacza dla płatników składek konieczność:

  • aktualizacji programów kadrowo-płacowych,
  • dostosowania procedur rozliczeniowych,
  • weryfikacji poprawności wysyłanych dokumentów,
  • zachowania szczególnej ostrożności przy pierwszych rozliczeniach.

Podsumowanie

Nowe formularze ZUS to nie tylko zmiana techniczna, ale realna zmiana w sposobie raportowania danych do ZUS.

Najważniejsze informacje:

  • zmiana obejmuje 23 dokumenty,
  • obowiązuje od 30 kwietnia / 1 maja 2026 r.,
  • dotyczy rozliczeń za kwiecień 2026 r.,
  • brak okresu przejściowego,
  • kluczowe znaczenie mają formularze ZUS DRA i ZUS RCA.

Prawidłowe przygotowanie do zmian pozwoli uniknąć błędów oraz problemów w rozliczeniach z ZUS.