Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok – obowiązki przedsiębiorców, terminy i najważniejsze zmiany

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok to obowiązek, o którym przedsiębiorcy nie powinni zapominać. Dotyczy ono osób prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rozliczenie składki zdrowotnej pozwala ustalić, czy przedsiębiorca zapłacił w ciągu roku prawidłową wysokość składek zdrowotnych. W praktyce oznacza to konieczność porównania faktycznego dochodu lub przychodu z sumą składek zapłaconych miesięcznie w trakcie roku składkowego.

W wielu przypadkach efektem rozliczenia jest:

• nadpłata składki zdrowotnej,
• konieczność dopłaty,
• obowiązek korekty wcześniejszych dokumentów ZUS.

Co istotne, obowiązek rocznego rozliczenia dotyczy również części przedsiębiorców, którzy zawiesili lub zakończyli działalność gospodarczą w trakcie 2025 roku.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Obowiązek sporządzenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej obejmuje przedsiębiorców:

• rozliczających się według skali podatkowej,
• opodatkowanych podatkiem liniowym,
• rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rozliczenie należy wykazać w deklaracji:

• ZUS DRA,
• lub ZUS RCA za kwiecień 2026 roku.

Okres rozliczeniowy – ważna różnica między formami opodatkowania

W praktyce wielu przedsiębiorców zapomina, że rok składkowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Dla przedsiębiorców rozliczających się:

• według skali podatkowej,
• podatkiem liniowym,

roczne rozliczenie składki zdrowotnej obejmuje okres:
od lutego 2025 r. do stycznia 2026 r.

Natomiast w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych:
rok składkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czyli obejmuje okres:
od stycznia 2025 r. do grudnia 2025 r.

Najważniejsze terminy w 2026 roku

Przedsiębiorcy powinni pamiętać o kilku kluczowych terminach związanych z rozliczeniem składki zdrowotnej.

Najważniejsze daty:

• 20 maja 2026 r. – termin złożenia rocznego rozliczenia oraz opłaty ewentualnej niedopłaty składki zdrowotnej,
• 1 czerwca 2026 r. – termin wysłania wniosku RZS-R o zwrot nadpłaty,
• 1 lipca 2026 r. – termin na złożenie korekt dokumentów rozliczeniowych za 2025 rok (jeśli przedsiębiorca nie składa wniosku o zwrot),
• 1 sierpnia 2026 r. – termin planowanego zwrotu nadpłaty przez ZUS.

Jak wygląda roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Roczne rozliczenie polega na porównaniu:

• rocznej podstawy wymiaru składki zdrowotnej,
• z sumą składek opłaconych w trakcie roku.

W zależności od formy opodatkowania podstawą rozliczenia jest:

• dochód – przy skali podatkowej i podatku liniowym,
• przychód – przy ryczałcie.

W efekcie rozliczenia może powstać:

• nadpłata składki zdrowotnej,
• niedopłata składki zdrowotnej.

Zwrot nadpłaty składki zdrowotnej

Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika nadpłata, a przedsiębiorca nie posiada zaległości w ZUS, Zakład Ubezpieczeń Społecznych automatycznie utworzy wniosek RZS-R na koncie płatnika w eZUS.

Należy jednak pamiętać, że:

• zwrot nie następuje automatycznie,
• przedsiębiorca musi samodzielnie:
  • zweryfikować wniosek,
  • uzupełnić numer rachunku bankowego,
  • podpisać dokument,
  • wysłać go do ZUS najpóźniej do 1 czerwca 2026 r.

Brak wysłania wniosku oznacza, że nadpłata pozostanie na koncie płatnika i zostanie rozliczona przez ZUS na poczet przyszłych składek lub zobowiązań.

Dopłata składki zdrowotnej

Jeżeli z rozliczenia wynika niedopłata składki zdrowotnej, przedsiębiorca ma obowiązek:

• opłacić brakującą kwotę,
• najpóźniej do 20 maja 2026 r.,
• razem ze składką za kwiecień 2026 roku.

Korekta dokumentów rozliczeniowych

W praktyce wielu przedsiębiorców dopiero podczas rocznego rozliczenia zauważa błędy w miesięcznych dokumentach ZUS.

Jeżeli konieczne jest skorygowanie składek zdrowotnych za poszczególne miesiące 2025 roku:

• korekty należy złożyć najpóźniej w dniu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty,
• a jeśli przedsiębiorca nie składa wniosku RZS-R – do 1 lipca 2026 r.

Rozliczenie składki zdrowotnej a zawieszenie lub likwidacja działalności

W ostatnim czasie pojawiły się nowe interpretacje ZUS dotyczące przedsiębiorców, którzy:

• zawiesili działalność,
• zakończyli działalność gospodarczą,
• wykreślili działalność z CEIDG w trakcie roku składkowego.

Z aktualnego podejścia ZUS wynika, że samo zawieszenie lub likwidacja działalności nie zawsze oznacza brak obowiązku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Obowiązek rozliczenia może dotyczyć przedsiębiorców, którzy:

• byli objęci ubezpieczeniem zdrowotnym choćby przez jeden dzień,
• wznowili działalność w styczniu 2026 roku,
• rozpoczęli działalność w styczniu 2026 roku i rozliczają się według zasad ogólnych.

Jednocześnie osoby, które miały działalność zawieszoną przez cały 2025 rok, co do zasady nie mają obowiązku składania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Najczęstsze błędy przedsiębiorców

Do najczęściej pojawiających się błędów należą:

• nieuwzględnienie wszystkich miesięcy ubezpieczenia,
• błędne ustalenie dochodu lub przychodu,
• pominięcie minimalnej podstawy składki zdrowotnej,
• brak korekty dokumentów,
• niezłożenie wniosku o zwrot nadpłaty,
• błędne założenie, że zawieszenie działalności automatycznie zwalnia z rozliczenia.

Uwaga na fałszywe wiadomości i oszustwa

W związku ze zbliżającym się terminem rozliczeń pojawiają się również próby wyłudzeń danych przedsiębiorców.

Cyberprzestępcy wysyłają:

• fałszywe wiadomości SMS,
• wiadomości e-mail,
• linki prowadzące do stron podszywających się pod ZUS.

W treści wiadomości pojawiają się informacje o:

• rzekomych błędach w rozliczeniu składki zdrowotnej,
• konieczności dopłaty,
• potrzebie weryfikacji danych.

Należy pamiętać, że:

• ZUS nie wysyła SMS-ów z linkami do płatności,
• nie prosi o podawanie danych kart płatniczych,
• nie wymaga podawania numeru PESEL przez link przesłany wiadomością.

Wszelkie informacje należy weryfikować bezpośrednio na koncie eZUS.

Podstawa prawna

Podstawę prawną rocznego rozliczenia składki zdrowotnej stanowią w szczególności:

• art. 79a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych,
• art. 81 ust. 2e–2za wskazanej ustawy,
• wyjaśnienia i komunikaty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dotyczące rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 rok.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok to jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorców w 2026 roku. W wielu przypadkach rozliczenie może skutkować koniecznością dopłaty lub możliwością odzyskania nadpłaconych środków.

Ze względu na liczne zmiany interpretacyjne oraz różnice wynikające z formy opodatkowania warto odpowiednio wcześniej przeanalizować swoją sytuację i zweryfikować poprawność dokumentów ZUS.

W przypadku wątpliwości warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia księgowego lub podatkowego, aby uniknąć błędów i ewentualnych problemów podczas rozliczenia.