CHECKLISTA KADRY & KSIĘGOWOŚĆ – STYCZEŃ 2026

Styczeń w kadrach i w księgowości to prawdziwy sprawdzian organizacji i odporności na presję czasu. Nowy rok dopiero się zaczyna, a lista obowiązków już jest dłuższa niż kalendarz na biurku.

Większość uwagi skupia się teraz na KSeF, ale nie samym KSeF-em człowiek żyje.

Oprócz przygotowań do KSeF-u (co też jest bardzo ważne) warto mieć pod ręką dobrą checklistę – taką, która porządkuje chaos i pozwala spać spokojniej, gdy koniec stycznia zbliża się niebezpiecznie szybko.

O czym księgowa i kadrowa MUSZĄ pamiętać pod koniec stycznia?

 PIT-11 – wysyłka elektroniczna do US
 PIT-4R, PIT-8AR oraz PIT-8C – roczne deklaracje do urzędu skarbowego
ZUS IWA – jeśli spełnione są warunki
 Zgłoszenie do Małego ZUS Plus – termin do 31.01.2026!
 Informacja dla pracowników o nietworzeniu ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego;
 Weryfikacja danych pracowników (PESEL, adresy, rezydencja podatkowa);
Deklaracja o podatku od nieruchomości DN-1 (jeśli dotyczy)

Styczeń nie wybacza niedopatrzeń. Dobra checklista i jasne procedury potrafią oszczędzić wielu nerwów — zwłaszcza gdy telefon dzwoni, a „termin był na wczoraj”. Poniżej kilka ważnych informacji:

PIT-11 – dwa różne terminy, dwa różne obowiązki.

Ten temat wraca co roku jak bumerang. W natłoku terminów, korekt i pytań od pracowników łatwo jednak stracić z pola widzenia inne obowiązki, które również mają swoje twarde deadline’y i realne konsekwencje, jeśli się o nich zapomni.

PIT-11 należy przekazać elektronicznie do urzędu skarbowego – w 2026 r. do 2 lutego (31.01 wypada w sobotę).
Dopiero później, do końca lutego, dokument trafia do pracownika.
Choć planowane są zmiany, zgodnie z którymi PIT-11 miałby być wydawany pracownikowi na wniosek, termin dla US pozostaje niezmienny i bezwzględny.

ZUS IWA – obowiązek, który łatwo przeoczyć

ZUS IWA wpływa na wysokość składki wypadkowej ustalanej indywidualnie dla płatnika (0,67%–3,33%).
Za 2025 rok formularz składają m.in. płatnicy zgłaszający co najmniej 10 ubezpieczonych i widniejący w REGON.
Ponieważ 31 stycznia 2026 r. wypada w sobotę, ostateczny termin to 2 lutego 2026 r.

Mały ZUS Plus od 2026 r.

Od 1 stycznia 2026 r. przedsiębiorcy mogą korzystać z preferencyjnych składek przez 36 miesięcy w każdym 60-miesięcznym okresie prowadzenia działalności, niezależnie od wcześniejszych ulg.

Zgłoszenie do Małego ZUS Plus trzeba złożyć do 31.01.2026 r. – bez przesunięcia terminu.

A poniżej rozbudowana CHECKLISTA dla Księgowej i Kadrowej na STYCZEŃ 2026 i nie tylko:

PODATKI – URZĄD SKARBOWY
(termin ustawowy 31.01 → w 2026 r. faktycznie do 02.02.2026)

 PIT-11 – wysyłka elektroniczna do US
 PIT-4R – roczna deklaracja zaliczek na PIT
 PIT-8AR – deklaracja podatku zryczałtowanego (jeśli dotyczy)
 Potwierdzenie wysyłki i zapisanie UPO
 DN-1 – deklaracja na podatek od nieruchomości (do UM lub UG)

 ZUS

 Zgłoszenie do Małego ZUS Plus – do 31.01.2026!
 ZUS IWA – sprawdzenie obowiązku złożenia
 ZUS IWA – wysyłka do 02.02.2026

KADRY I PŁACE

 Informacja o nietworzeniu ZFŚS oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego;
 Weryfikacja danych pracowników (PESEL, adresy, rezydencja podatkowa);
 Zamknięcie list płac za 2025 r.
 Sprawdzenie limitów rocznych (ulgi podatkowe, składki, PPK – jeśli dotyczy)
 Weryfikacja umów cywilnoprawnych zakończonych w 2025 r.
 Aktualizacja danych osobowych pracowników (adres, PESEL, rezydencja)
 Sprawdzenie uprawnień do ulg (np. ulga dla młodych, powrót z zagranicy)
 Przygotowanie harmonogramu wysyłki PIT-11 do pracowników (do końca lutego)

ORGANIZACJA I PROCEDURY

 Przygotowanie procedury wydawania PIT-11 (zwłaszcza w kontekście planowanych zmian)
 Ustalenie kanału komunikacji z pracownikami (mail / system HR / papier)
 Przygotowanie komunikatu informacyjnego dla pracowników
 Archiwizacja dokumentacji kadrowo-płacowej za 2025 r.
 Sprawdzenie pełnomocnictw UPL-1 / PPO-1 (czy są aktualne)

O TYM NIE WOLNO ZAPOMNIEĆ!

Najważniejsze zasady, o których warto pamiętać:
 Deklaracje podatkowe i ZUS – jeśli termin wypada w sobotę, przesuwa się na kolejny dzień roboczy
 Mały ZUS Plus – tu nie ma przesunięcia (31.01 to termin graniczny)!
 UPO to dowód – bez niego deklaracja „jakby nie była wysłana”  Liczy się data wysyłki + UPO, nie data przygotowania
 Wszystkie PIT-y wyłącznie elektronicznie
 Brak ZUS IWA = ryzyko błędnej stopy wypadkowej
 Jeden błąd w danych = korekty, wyjaśnienia i dodatkowa praca


#kadryipłace #księgowość #podatki #ZUS #PIT11 #PIT4R #PIT8AR #ZUSIWA #styczeń2026 #terminy #rozliczeniaroczne #obowiązkipłatnika #firma #pracodawca #JDG #przedsiębiorca #biurorachunkowe